Die 5 besten Apps für Praxis-interne Kommunikation

“Haben Sie es gespeichert?” schreit der eine Kollege schallend durch die Praxis. “Moment, noch nicht. Jetzt,” erwidert der andere. Für eine Sekunde gibt es Ruhe, die lediglich vom Dröhnen der Computer begleitet wird. Dann: “Ich kann das Dokument aber immer noch nicht öffnen.” Alle gucken um sich herum, als ob sie einen Scharfschützen entdeckt hätten. “ ‘Tschuldigung,” wimmert der erste Kollege. “Ich hatte es auf meinem Desktop minimiert. Jetzt geht es.”

Für die meisten von uns ist das eine Horrorszene aus den 90ern. Eine Zeit, in der eine Cloud nur ein schwebendes meteorologisches Phänomen war. Eine Zeit, in der jede Version von jedem Dokument numeriert werden musste – oft mit skurrilen Zusätzen wie: .final; .final-final oder .final-echt-jetzt. Jeweils nur eine Person konnte das Vergnügen haben, ein Dokument zu bearbeiten während alle anderen Solitär vor sich hin spielen durften.

Für manche Praxen beschreibt diese Situation allerdings noch die Gegenwart. Die interne Vernetzung im Unternehmen ist immer noch so schwach, dass gemeinsames Arbeiten an einem Projekt nur mühsam voranschreitet. Dabei gibt es heutzutage jede Menge Optionen, die die alltägliche Kommunikation deutlich erleichtern und die Produktivität der Praxis steigern könnten.

Die Vorteile von Chat-Anbietern

Zum einen kreieren solche Programme ein Archiv der vergangenen Chats, das später durchsucht werden kann. Mit einem solchen Archiv kann man den “Verlust” von Informationen vermeiden. Und, sollte ein Missverständnis/Konflikt irgendwann entstehen, könnte man sich darüber leicht auf schriftliche Austausche beziehen.

Zum anderen ermöglicht ein Chat System die Kommunikation mit Kollegen außerhalb der Praxis – Kollegen, die beispielsweise auf einer Konferenz sind. Dabei können mehrere Gesprächspartner an einer Diskussion teilnehmen und, im Gegensatz zum oben beschriebenen Szenario, können sie alle gleichzeitig Dokumente sichten und bearbeiten. Genau welchen Anbieter man auswählt hängt von den praxisinternen Anforderungen ab.

1. Slack

Slack gehört zu den beliebtesten Apps für Kommunikation und Kollaboration. Neben den Standard-Chat-Funktionen kann man für bestimmte Projekte auch private Kanäle erstellen. Kanäle, die für alle sichtbar sind, sind natürlich ebenso möglich. Da Video- und Audionachrichten zusätzlich unterstützt werden, können alle Telefonkonferenzen übers Portal geregelt werden.

Slack läuft nach dem “Freemium” Modell. Demnach gibt es eine kostenlose Version als auch zwei kostenpflichtige Optionen, die mehr Leistung mit sich bringen.

2. HipChat

HipChat bietet Features wie Video und Gruppenchat sowie die Freigabe des eigenen Bildschirms. Ein weiterer Vorteil ist die Integration mit anderen Tools, die Sie bereits nutzen. Sie können Updates von JIRA, Bitbucket, GitHub, Asana, Google, und 200 anderen Dienstleistungen erhalten.

Als Bonus können Ihre Mitarbeiter Emojis, GIFS und Twitter-Benachrichtigungen erstellen. Ein bisschen Spaß darf doch auch sein.

3. Asana

Asana ist nicht nur eine Chat-App. Vielmehr ist sie eine Software für Projektmanagement. Damit kann man den Status verschiedener Projekte verfolgen, ohne Emails an einzelne Beteiligte schicken zu müssen.
Anders gesagt: Das Programm verschafft Transparenz im Unternehmen. Als Bonus ist es übersichtlich und leicht zu verstehen.

4. Vocoli

Der Mehrwert, den solche Chat-Plattformen generieren, besteht darin, dass sie die horizontale Kommunikation (der Austausch zwischen Mitarbeitern) erleichtern. Vocoli hat den Schwerpunkt woanders gesetzt. Die Entwickler wollten gezielt vertikale Transparenz (zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern) schaffen. Input von allen wird notiert und archiviert, sodass jeder sehen kann, was von wem gesagt wurde.

Ein solches System trägt zu erhöhter Rechenschaftspflicht unter Managern bei. Die Idee ist,  dass sie deswegen bedachter mit den Ideen und der Energie der Mitarbeiter während einer Brainstormingsession umgehen.

5. Skype

Ja, Skype, das altbewährte Tool, das zu den allerersten Interneterfolgsgeschichten gehört, schlägt sich heute immer noch durch. Sie kennen wahrscheinlich die Standard Features von Skype. Features wie Video oder Audioanrufe (selbst, wenn es ab und zu mal etwas holprig ist). Aber das Tool kann noch viel mehr. Chats und Filesharing sind längst über Skype auch möglich.

Ferner ist der große Vorteil von Skype das Branding. Jeder kennt es… Selbst Nutzer, die Berührungsängste mit Technologie haben, können sich mit dem blauen Icon anfreunden. Und da die Preise für Internetdaten in den letzten Jahren stark gesunken sind, kann man ruhig Gebrauch von der Anruffunktion machen (sowohl Festnetz- als auch Handynummern sind darüber erreichbar).